Der Verordnungsvordruck

Die neue zahnärztliche Heilmittelverordnung besteht aus einem DIN A4-Blatt. Es handelt sich dabei um einen gemeinsamen Vordruck für „Physiotherapie“ sowie „Sprech- und Sprachtherapie“, der überwiegend durch Ankreuzfelder befüllt werden kann. Der Verordnungsvordruck enthält alle verordnungsfähigen Heilmittel nach Maßgabe des Heilmittelkatalogs Zahnärzte sowie die Frequenz. Der Patient überbringt den Vordruck dem Therapeuten. Der Vordruck ist später Bestandteil der Abrechnung des Therapeuten.

Auf der Vorderseite erfolgt die Verordnung durch den Vertragszahnarzt (und später die Abrechnung des Therapeuten).

Auf der Rückseite muss der Patient den Empfang der Behandlungsleistung je Behandlungstermin beim Therapeuten bestätigen.

Die folgenden Ziffern beziehen sich auf die gekennzeichneten Bereiche des Verordnungsvordruckes.


(1) Personalienfeld

Hier müssen alle Angaben zur Patientin/zum Patienten, zur Krankenkasse, zur/zum Versicherten sowie dem Versichertenstatus hinsichtlich der Zuzahlungspflicht gemacht werden, damit die Patientin/der Patient eindeutig identifizierbar ist.


(2) Dringlicher Behandlungsbedarf

Gemäß HeilM-RL ZÄ muss die Verordnung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung begonnen werden. Die Zahnärztin/der Zahnarzt kann hier per Kreuz festlegen, dass ein dringlicher Behandlungsbedarf vorliegt und die Behandlung aus medizinischen Gründen bereits innerhalb von 14 Kalendertagen begonnen werden muss.


(3) Hausbesuch

Ein Hausbesuch muss auf der Verordnung ausdrücklich durch ein angekreuztes „Ja“ vermerkt sein. Ist ein Hausbesuch aus medizinischen Gründen nicht notwendig, ist von der Zahnärztin/dem Zahnarzt „Nein“ anzukreuzen. Für Therapeuten gilt das bekannte Verfahren: Fehlt ein Kreuz oder ist „Nein“ angekreuzt, kann die Therapeutin/der Therapeut keinen Hausbesuch durchführen.


(4) Therapiebericht

Mit einem angekreuzten „Ja“ erhält die verordnende Zahnärztin/der verordnende Zahnarzt einen Therapiebericht.

Verordnungs-Tipp: Therapieberichte unterstützen die Zahnärztin/den Zahnarzt beim Nachweis der medizinischen und wirtschaftlichen Notwendigkeit ihrer/seiner Verordnungen.


(5) Heilmittel nach Maßgabe des Katalogs ZÄ

An dieser Stelle wählt die Zahnärztin/der Zahnarzt aus, ob Physiotherapie und/oder Sprech-, Sprach und Schlucktherapie verordnet wird. Die Verordnung des Heilmittels erfolgt über das Ankreuzen der Leistung auf dem Verordnungsformular. Dabei ist folgendes zu beachten: entweder Physiotherapie oder Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie auf einer Verordnung. Wenn sowohl Physiotherapie als auch Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie bei der selben Patientin/bei dem selben Patienten verordnet werden soll (was gemäß HeilM-RL ZÄ möglich ist), sind dafür mehrere Verordnungsformulare zu verwenden.

Im Heilmittelkatalog finden sich je Indikationsgruppe die verordnungsfähigen Heilmittel aufgelistet.


(6) Physiotherapie

Die Heilmittel im Bereich der Physiotherapie werden in vorrangige und ergänzende Heilmittel kategorisiert. Auf einer Heilmittelverordnung kann genau ein vorrangiges Heilmittel verordnet werden. Wenn es im Heilmittelkatalog vorgesehen ist, kann zusätzlich ein ergänzendes Heilmittel verordnet werden.

a. vorrangige Heilmittel: Bei der Verordnung von Physiotherapie kann bei den vorrangigen Heilmitteln KG-ZNS-Kinder und KG-ZNS noch weiter nach Methoden differenziert werden. Das schränkt die Patientin/den Patienten dann allerdings bei der Auswahl der Heilmittelpraxis deutlich ein: Wenn z. B. Bobath angekreuzt wird, muss die behandelnde Therapeutin/der behandelnde Therapeut genau diese Fortbildung absolviert haben.

Verordnungs-Tipp: Wer die Auswahl der Methode nicht ankreuzt, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Patientin/der Patient zeitnah einen Behandlungstermin erhält. Je mehr Einschränkungen auf der Verordnung gemacht werden, desto wahrscheinlicher kommt die Verordnung mit Änderungswünschen in die Zahnarztpraxis zurück.

b. ergänzende Heilmittel: Zusätzlich zu einem vorrangigen Heilmittel kann ein ergänzendes Heilmittel
verordnet werden.

Verordnungs-Tipp: Erfolgt keine Spezifikation des ergänzenden Heilmittels durch die Zahnärztin/den Zahnarzt, können Heilmittelerbringer selbstständig die Maßnahme auswählen, mit der das Therapieziel am besten zu erreichen ist.

Bei der Verordnung von Lymphdrainage kann zusätzlich als ergänzendes Heilmittel die Übungsbehandlung verordnet werden.

Die ergänzenden Heilmittel zur Elektrotherapie können auch ohne vorrangiges Heilmittel verordnet werden (§ 22 Abs. 3 S. 2 HeilM-RL ZÄ).

Das Freifeld „ggf. Spezifizierung“ ist optional für eine weitere Konkretisierung der verordneten ergänzenden Heilmittel vorgesehen, z. B. „Kältetherapie mittels Kaltpackungen“ etc.


(7) Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie

Für die Sprech- und Sprachtherapie oder für die Schlucktherapie besteht die Möglichkeit, verschiedene Behandlungszeiten zu verordnen. Die Aufteilung der Verordnungsmenge ist in der Zeile hinter der jeweiligen Therapiedauer zu spezifizieren (z. B. 30 min. 5x und 45 min. 5x). Bei einer Aufteilung der Gesamtverordnungsmenge auf verschiedene Behandlungszeiten muss die Summe der Verordnungsmenge im Feld 7 mit der Verordnungsmenge im Feld 9 übereinstimmen. Sofern von der Aufteilung kein Gebrauch gemacht wird, ist die Zeile für die anteilige Verordnungsmenge hinter der Behandlungszeit im Feld 7 nicht zu befüllen.

(8) Anzahl pro Woche = Therapiefrequenz

Im Heilmittelkatalog ist diese immer als Frequenzspanne angegeben. Von der im Heilmittelkatalog angegebenen Frequenzempfehlung kann die Zahnärztin/der Zahnarzt abweichen. Allerdings ist ihre/seine Verordnung eine für die Therapeutin/den Therapeuten verbindliche Vorgabe. Eine Änderung ist nach Rücksprache mit der Zahnärztin/dem Zahnarzt (z. B. telefonisch) durch die Therapeutin/den Therapeuten zu dokumentieren (§ 15 Abs. 2 HeilM-RL ZÄ). Sofern die Zahnärztin/der Zahnarzt eine Frequenzspanne vorgeben möchte, ist jeweils der untere und der obere Wert der Frequenzspanne mit einem Kreuz zu versehen. Kreuz in 1x und 2x bedeutet dann 1 bis 2x pro Woche, Kreuz in 1x und 3x bedeutet 1 bis 3x pro Woche.

Verordnungs-Tipp: Eine Frequenzangabe mit einem gewissen Umsetzungsspielraum (z. B. 1 bis 2x pro Woche) erleichtert der Patientin/dem Patienten die Terminfindung. Je enger die Frequenzangabe, desto eher wird die Therapeutin/der Therapeut mit Änderungswünschen auf die Zahnarztpraxis zukommen. Ist ein ergänzendes Heilmittel verordnet, muss die Frequenzangabe dafür ebenfalls angegeben werden.


(9) Verordnungsmenge

Die Höchstmenge je VO gibt für jede Indikationsgruppe an, wie viele Behandlungseinheiten je VO verordnungsfähig sind. Die maximale Verordnungsmenge für ergänzende Heilmittel richtet sich nach dem vorrangigen Heilmittel bzw. der Summe der verordneten Behandlungseinheiten der vorrangigen Heilmittel.

Hinweis: Ist über die orientierende Behandlungsmenge hinaus die Therapie mit Heilmitteln indiziert, weil das angestrebte Therapieziel noch nicht erreicht werden konnte, sind weitere Verordnungen möglich. Eine Begründung muss nicht auf der Verordnung angegeben werden, sondern wird in der Patientenakte der Zahnärztin/des Zahnarztes vermerkt.

Doppelbehandlungen: Unter Umständen kann es medizinisch sinnvoll sein, die Behandlungen als Doppelbehandlung durchzuführen. Eine Doppelbehandlung sind zwei zusammenhängende Einzelbehandlungen. Das bedeutet, dass sie zwar zusammen erbracht werden, beim Zählen der Behandlungseinheiten aber jeweils einzeln für sich betrachtet zählen. Auch die orientierende Behandlungsmenge erhöht sich hierdurch nicht. Die Höchstmenge je Verordnung ist entsprechend zu beachten.

Hinweis: Ergänzende Heilmittel können nicht als Doppelbehandlung verordnet werden.


(10) Gegebenenfalls ergänzende Heilmittel

Die Felder Anzahl pro Woche und Verordnungsmenge für das ergänzende Heilmittel müssen ausgefüllt werden, wenn neben einem vorrangigen Heilmittel ein ergänzendes Heilmittel verordnet worden ist.


(11) Der vollständige Indikationsschlüssel (Indikationsgruppenkürzel und gegebenenfalls Buchstabe für Leitsymptomatik)

Der Indikationsschlüssel entspricht bei der Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie genau dem Kürzel der Indikationsgruppe (SPZ – Störungen des Sprechens), bei der Physiotherapie wird dem Kürzel noch der Ordnungsbuchstabe der Leitsymptomatik hinzugefügt (CSZa – Chronifiziertes Schmerzsyndrom – mit rezidivierenden Schmerzen).


(12) Diagnose inklusive Leitsymptomatik und Spezifizierung der Therapieziele, wenn diese sich nicht aus dem Gesamtkontext ergeben

Diagnosen sollen von der Zahnärztin/dem Zahnarzt im Freitext angegeben werden. Angaben zu OP-Daten, Lokalisation etc. konkretisieren die Verordnung. Sofern sich die Therapieziele nicht aus dem Gesamtkontext der Diagnose und der Leitsymptomatik ergeben, sind diese von der Zahnärztin/dem Zahnarzt auch als Freitext anzugeben. Generell gilt: Je konkreter hier Angaben vorliegen, desto besser lässt sich im Zweifel später die Wirtschaftlichkeit der Verordnungsweise belegen. Pauschaldiagnosen und Textbausteine sollten vermieden werden. Weitere Verordnungen können von Zahnärzten besser konkretisiert werden, wenn ein ausführlicher Behandlungsbericht von der Therapeutin/dem Therapeuten vorliegt. Die Inhalte des Behandlungsberichts können zwischen Zahnärzten und Therapeuten frei vereinbart werden.


(13) ICD-10

Die Diagnose ist von der Zahnärztin/dem Zahnarzt als Freitext anzugeben. Die Felder für den ICD-10-Code müssen nicht ausgefüllt werden (vgl. Anlage 14b Ausfüllhinweise zu Vordruck 9 – Zahnärztliche Heilmittelverordnung, Punkt 11).


(14) Weitere Hinweise (ggf. Angaben/Begründung zum langfristigen Heilmittelbedarf, Angaben zu Blankoverordnung etc.)

Laut Vordruckerläuterung der KZBV ist hier ein entsprechender Vermerk zu machen, wenn es sich bei der Verordnung um einen langfristigen Heilmittelbedarf oder um eine „Blankoverordnung“ handelt.

Hinweis: Eine Blankoverordnung ist ab Verordnungsdatum maximal 16 Tage gültig. „Der Vertragszahnarzt kann im Feld ‚Weitere Hinweise‘ entweder die Begründung (ggf. unter Zuhilfenahme eines Beiblattes) vermerken, dass ein Antrag des Versicherten auf Genehmigung eines langfristigen Heilmittelbedarfes nach § 7 HeilM-RL ZÄ angezeigt ist oder, dass vom Versicherten bereits eine Genehmigung der Krankenkasse nach § 7 Abs. 2 HeilM-RL ZÄ vorgelegt wurde.“ (vgl. Vordruckerläuterungen KZBV*)


(15) IK des Leistungserbringers

Diese Angabe auf dem Formular ist nicht von der Vertragszahnärztin/dem Vertragszahnarzt auszufüllen, sondern ist ausschließlich für Abrechnungszwecke der Heilmittelerbringerin/des Heilmittelerbringers vorgesehen.


(16) Zahnarztstempel/Unterschrift

Dieses Feld ist für eine gültige Verordnung zwingend auszufüllen.